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内部通報ノウハウ

※ 内部通報・ホットライン制度の構築、運用における具体的なノウハウを当社コンサルタント、弁護士がまとめた書籍「リスクマネジメントとしての内部通報制度 ―通報窓口担当者のための実務Q&A」(税務経理協会)が発売中です。是非御覧ください。

通報があったら・・・

(1)通報の受付

1. 通報受付シート等への記入
・ 通報内容を通報受付シート等に記入し、案件対応終了までこのシートで進捗状況を管理します。
・ 上記に加えて、対応中の全ての通報案件の状況を一覧できる表を作成しで全体の通報管理を行います。

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2. 通報受付通知
・ 通報を受付た場合、通報を受付けた旨を速やかに通報者へ返信します。速やかな返信によって、通報者の不安軽減に努めます。

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3. 通報者への説明内容
通報の受付時に、通報者へ以下のことを伝えます。

【通報受付後の流れ】
通報受付後の調査、結果報告までの流れについて簡単に説明します。 【調査への協力依頼】
調査の実施には、場合によっては通報者の協力が必要なこと、通報内容によっては直接会ってヒアリングを行う必要のあること、などの説明をします。

【通報内容の情報管理について】
通報者に、通報内容を他言しないように説明します。通報者から通報内容が他人に漏れてしまうと、社内で通報者が特定される可能性が高まり、通報者保護のルールが徹底できず、調査実施時に混乱を招く恐れがあります。

【通報者保護について】
通報者は、内部通報規程等により、通報したことを理由に不利益な取り扱いをされることはないことを説明し、もし不利益な取り扱いを受けたら窓口に連絡をするよう伝えます。

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4. 通報内容の報告
通報受付シート等を用いて、通報対応責任者へ通報内容の報告を行う。



(2)事実確認・調査

1. 通報者への情報提供要請
通報された内容だけでは情報が不足するという場合は、通報者に対して更なる情報の提供を求めます。

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2. 調査方針・調査計画の協議
報告を受けたコンプライアンス委員会等は、調査を実施するかどうか、また調査をする場合はどのような方針・計画で行なうかを協議します。事実の確認を行う際は、通報内容に関係する部署からの情報も参考となりますが、通報事実の漏洩については十分注意が必要です。

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3. 調査担当者の決定
調査担当者の選定については、通報があった事実が調査の対象者などに発覚しないよう、通報対応責任者、窓口受付担当者以外の人が担当するのが望ましいですが、社内の人員体制に合わせ、適切な調査担当者を決定してください。また、調査の際はダミー調査を同時に実施するなどの工夫が必要です。

※ 専門家のアドバイスについて
通報内容によっては、調査方針、計画作成の段階から弁護士などの専門家のアドバイスが必要な場合もあります。対応に迷った場合、法的リスクが発生するおそれがある場合は、専門家のアドバイスを求めてください。

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4. 調査・ヒアリングの実施
調査計画に基づいて調査を実施し、対象者へのヒアリングを行なってください。

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5. 証拠の収集
事実の認定に必要と思われる証拠を収集してください。

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6. 事実の認定
通報対応責任者及び調査報告担当者は、調査担当者からの報告に基づき、協議を行った上で、事実の認定を行ないます。
※ 当事者の主張が食い違う場合には、周辺事情や各当事者の供述の信用性を吟味して、事実を認定します。

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7. 調査結果の報告
調査報告責任者は、コンプライアンス委員会に調査結果の報告を行います。